Assistant(e) de Direction Senior / Bras Droit de l’Administratrice Générale

Missions principales

Le/La titulaire du poste agit en véritable bras droit de l’Administratrice Générale. Il/Elle assure la gestion optimale et rigoureuse de son agenda, la préparation approfondie des dossiers, la coordination des échanges et le suivi stratégique des décisions, tout en garantissant une confidentialité absolue et une haute fluidité opérationnelle.

Missions & activités du poste

Gestion de l’Agenda, Organisation et Anticipation

• Gestion d’agenda complexe : Organiser, arbitrer et optimiser l’agenda de l’Administratrice Générale en fonction des priorités stratégiques.
• Préparation des réunions : Constituer en amont les dossiers de travail, ordres du jour, notes de cadrage et documents de présentation.
• Anticipation & Alerte : Identifier les échéances clés, anticiper les contraintes logistiques/organisationnelles et alerter sur les points nécessitant un arbitrage.
• Gestion du temps : Assurer le filtrage rigoureux des sollicitations internes et externes pour préserver le temps stratégique de la Direction.

Suivi des Décisions, Projets et Reporting

• Suivi d’exécution : Concevoir et tenir à jour les tableaux de bord de suivi des décisions, plans d’action et engagements pris en réunions.
• Relances stratégiques : Effectuer le suivi auprès des directeurs et responsables de services pour veiller au respect des délais impartis.
• Prise de notes & Synthèses : Assister aux réunions clés, rédiger les comptes rendus, relevés de décisions et synthèses exécutives.

Gestion Administrative, Rédaction et Communication

• Rédaction de haut niveau : Rédiger, relire et mettre en forme les courriers officiels, notes internes, rapports et comptes rendus avec une orthographe et une syntaxe irréprochables.
• Gestion documentaire : Organiser la gestion, le classement, l’archivage sécurisé et la traçabilité des dossiers confidentiels de la Direction Générale.
• Communication institutionnelle : Préparer les éléments de langage et présentations support pour les interventions de l’Administratrice Générale.

Interface, Coordination et Logistique

• Interface privilégiée : Assurer la liaison entre l’Administratrice Générale et les équipes internes, partenaires externes, clients VIP et institutions.
• Organisation des déplacements : Gérer l’intégralité de la logistique des déplacements professionnels (réservations, ordre de mission, itinéraires, visas, dossiers de voyage).
• Événements de la Direction : Coordonner l’organisation logistique des conseils d’administration, séminaires ou réunions de direction.

Compétences et aptitudes requises

Compétences Techniques

• Compétences rédactionnelles : Qualités rédactionnelles exceptionnelles, maîtrise parfaite de la langue française (syntaxe, orthographe, vocabulaire professionnel).
• Gestion des priorités : Capacité d’analyse, de synthèse rapide et de structuration de l’information complexe.

Compétences Comportementales

• Confidentialité & Éthique : Discrétion absolue, loyauté irréprochable et respect strict du secret professionnel.
• Rigueur & Organisation : Méthode, grande précision, souci du détail et respect scrupuleux des échéances.
• Maturité & Posture : Posture professionnelle impeccable, aisance relationnelle et posture d’interface auprès de décideurs de haut niveau.
• Résilience & Réactivité : Gestion du stress, sang-froid, grande adaptabilité face aux imprévus et aux changements de priorités.

Langues

• Français : Langue maternelle / Bilingue (écrit et oral).
• Anglais : Anglais professionnel (un atout majeur pour les dossiers et échanges internationaux).